Na wyciągu jest 18 400 zł od stałego klienta, a w tytule tylko „faktury wrzesień”. Program zaimportował wpłatę, ale żadnej faktury nie rozliczył. Otwierasz rozrachunki, szukasz dokumentów, które dają tę sumę, i przechodzisz do następnej pozycji. Import działa, a ręczna praca zaczyna się dopiero po nim.
Co bank przekazuje programowi razem z przelewem?
Program księgowy nie widzi przelewu tak, jak widzisz go w bankowości. Dostaje plik wyciągu, najczęściej w formacie MT940, i z niego musi odczytać, kto zapłacił i za co.
W wyciągu każda operacja ma opis w polu oznaczonym :86:. W specyfikacji MT940 Banku Millennium tytuł operacji jest pocięty na kolejne podpola po 35 znaków, nazwa i adres kontrahenta trafiają do osobnych podpól, a jego rachunek do jeszcze innego. Inny bank układa to samo pole po swojemu. Program musi te kawałki rozpoznać i skleić, zanim zacznie szukać numeru faktury.
Drugie ograniczenie powstaje wcześniej, u płacącego. W krajowym przelewie tytuł ma najwyżej 4 linie po 35 znaków, czyli 140 znaków. Tak opisuje to choćby specyfikacja formatu Elixir w mBanku. Klient, który płaci jednym przelewem za dwanaście faktur, fizycznie nie zmieści wszystkich numerów. Wpisuje więc „faktury wrzesień” albo pierwsze trzy numery.
Od 2021 roku pracuję przy systemach płatności w dużym banku, przy przelewach i rozliczeniach. Z tej perspektywy nierozliczona wpłata często nie jest błędem programu, tylko skutkiem danych, których przelew nie był w stanie przenieść.
Jakie 5 sytuacji najczęściej blokuje dopasowanie?
Program paruje wpłatę z fakturą według reguły. W Comarch ERP Optima można na przykład wybrać, czy rozliczenie ma się opierać na podmiocie i kwocie, czy na opisie. Jeśli reguła nie znajdzie pary, zapis zostaje nierozliczony. Oto pięć sytuacji, w których tak się dzieje.
- Tytuł bez numeru faktury. Klient wpisał „zapłata” albo numer zamówienia. Reguła szukająca numeru dokumentu nie ma czego znaleźć.
- Jeden przelew za kilka faktur. Kwota odpowiada sumie dokumentów, a 140 znaków tytułu nie mieści wszystkich numerów. Reguła porównująca kwotę z jedną fakturą nie znajdzie pary.
- Płatność częściowa lub nadpłata. Numer jest poprawny, ale kwota różni się od pozostałej do zapłaty, więc reguła wymagająca zgodności kwot odpuszcza.
- Płaci ktoś inny. Przelew przychodzi z innego rachunku, od spółki z grupy albo od pośrednika. Rachunek i nazwa z wyciągu nie pasują do kartoteki kontrahenta.
- Faktury nie ma tam, gdzie program jej szuka. Dokument nie został jeszcze wprowadzony, jest w innej spółce albo był już rozliczony wcześniej.
Co możesz poprawić sam przed następnym importem?
Weź pięć ostatnich nierozliczonych wpłat i przejdź z każdą tę samą drogę.
- Porównaj pełny tytuł w bankowości z opisem po imporcie. Jeśli w programie brakuje części tekstu albo numer jest przecięty w połowie, problem leży w odczycie wyciągu, nie w regule.
- Sprawdź, jaką regułę rozliczenia masz ustawioną przy imporcie i czy obejmuje płatność za kilka dokumentów.
- Przy każdej pozycji zapisz przyczynę: brak numeru, kilka faktur, różnica kwoty, inny płatnik, brak dokumentu. Po miesiącu zobaczysz, która przyczyna dominuje.
- Dopisz do kartoteki stałych klientów dodatkowe rachunki, z których płacą.
- Poproś klientów płacących zbiorczo o specyfikację wpłaty mailem, skoro tytuł nie pomieści wszystkich numerów.
Taka lista oddziela problemy, które naprawi ustawienie programu, od tych, które wymagają danych od klienta.
Kiedy ustawienia programu nie wystarczą?
Jeśli ta sama przyczyna wraca co miesiąc, a jedna osoba spędza na wyjątkach kilka godzin tygodniowo, zmiana reguły już nic nie da. Zostaje praca polegająca na zestawieniu wpłaty z otwartymi fakturami klienta, znalezieniu kombinacji, która daje tę kwotę, i odnotowaniu, dlaczego para jest właściwa.
Tę część da się w dużej mierze zautomatyzować: jednoznaczne pary rozliczają się same, a niepewne trafiają na listę z propozycją i uzasadnieniem. Sporne przypisania i wpłaty od nieznanego płatnika zostają do decyzji człowieka. Celem jest krótka lista wyjątków, nie pusta lista za wszelką cenę.
Jak sprawdzić, co da się poprawić u Ciebie?
Zajmuję się rozliczaniem wpłat na dwa sposoby: ustawiam automat u Ciebie albo przejmuję tę pracę w stałą obsługę z zewnątrz. Na początek opisz trzy wpłaty, których program ostatnio nie rozliczył, i podaj, z jakiego programu korzystasz. Możemy też przejść przez nie w 30 minut na wspólnym ekranie, bez przesyłania wyciągów. Jeśli wystarczy zmiana ustawień, powiem to od razu. Nie prowadzę ksiąg i nie doradzam podatkowo.